Por Comunicação CRA-RJ |

O trabalho em home office está sendo o grande responsável pela manutenção do trabalho das empresas durante este período de isolamento social, imposto pela pandemia de Coronavírus (Covid-19). No entanto, esta também é a primeira oportunidade que muitos profissionais tiveram de atuar através de teletrabalho, assim como a atuação gerencial também precisa ser eficaz para continuar a trazer resultados. Por isso, é importante saber como conduzir uma reunião de forma produtiva.

De acordo com o Adm. Leonardo Fuerth, superintendente do CRA-RJ e autor do livro “Técnicas de Reunião”, ‘quando bem planejadas e organizadas, as reuniões melhoram a comunicação interna, consolidam o espírito de equipe e são excelentes geradoras de ideias inovadoras’. O mesmo vale para as reuniões virtuais que não devem simplesmente surgir na tela do profissional. É preciso estar preparado para que ela seja o mais bem aproveitada possível para o alcance dos objetivos institucionais.

“É bem verdade que não existe receita de bolo para se alcançar o êxito em uma reunião, mas diretrizes básicas podem e devem ser consideradas para maximizar os seus resultados”, garante Fuerth, que enumerou alguns desses critérios:

1. NIVELAMENTO DE INFORMAÇÕES – Compartilhe antecipadamente, por meio de grupos de WhatsApp ou plataformas de trabalho, os documentos de referência que serão objeto de análise durante a reunião virtual. Assim
podemos dar a cada participante o tempo necessário para leitura, reflexão e construção de um senso crítico do problema. Cada um tem o seu ritmo.

2. PAUTA X DURAÇÃO – As reuniões virtuais requerem muita atenção, concentração, disciplina e capacidade de síntese. A “pauta” deve conter apenas assuntos de caráter urgente, importante e geral, de modo que o encontro não ultrapasse as duas horas de duração, e olhe lá!

3. PARTICIPANTES – Convide pessoas que possuam diferentes pontos de vista e que possam oferecer alternativas de solução para um mesmo problema, isso pode ser um bom caminho para a construção de uma visão holística e qualitativa. Mas resista à tentação de convidar um número elevado de pessoas.

4. DOCUMENTAÇÃO – Separe na área de trabalho os documentos que desejará compartilhar com o grupo durante a reunião, assegurando-se que esse material estará legível e sintético. Cuidado especial com gráficos e tabelas.

5. ORGANIZAÇÃO – Avise seus familiares que você estará em reunião no horário definido, inclusive para evitar o uso simultâneo e excessivo da banda da internet, para não prejudicar a transmissão de imagem e som. Use fones de ouvido e mantenha os microfones desligados enquanto não fizer uso da palavra. A câmera também poderá ser desligada caso você considere invasivo mostrar o que eventualmente se passa em seu lar.

6. PREPARAÇÃO – Vista-se de forma adequada e escolha um ambiente com boa iluminação e pouco ruído. Como nas reuniões presenciais, deixar o telefone celular em modo silencioso será de grande valia. Não se alimentar durante a reunião também é bastante recomendável. Mas tenha água à mão.

7. TEMPO É DINHEIRO – Iniciar a reunião na hora marcada significa respeitar os participantes e disciplinar a equipe para o cumprimento da agenda. A reunião virtual, mais do que a presencial, não é o momento para discurso professoral, mas sim de apresentações objetivas. E o chat deve ser um espaço para se pedir a palavra e para curtas observações, evitando assim uma reunião paralela que sequestre a atenção dos participantes.

8. DESENVOLVIMENTO – Como coordenador da reunião, apresente objetivamente cada tema e distribua a palavra aos colaboradores que adicionarão novas informações para o amadurecimento do grupo. Busque o consenso evitando impor o seu ponto de vista. Como participante, apresenteaspectos técnicos, gerenciais ou estratégicos que contribuirão para a melhor tomada de decisão.

9. FECHAMENTO – Estabeleça os desdobramentos da reunião: tarefas a serem desenvolvidas pelos grupos ou indivíduos, contatos a serem efetivados e expectativas quanto ao desenvolvimento e prazos para os trabalhos.
Agradeça a todos pela colaboração e comprometimento e abra um espaço para despedidas cordiais.

10. REGISTRO – Envie em até duas horas, para todos os participantes da reunião, uma síntese do que foi decidido, e mais uma vez parabenize a equipe pela performance e compromisso com os objetivos organizacionais.